Các bước đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử được quy định tại Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp; cụ thể:
- Điều 35 quy định về đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
- Quy định tại Điều 36: Hồ sơ hợp lệ
- Điều 37: Trình tự, thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số công cộng
- Tại Điều 38: Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
- Điều 39: Xử lý vi phạm, khiếu nại và giải quyết tranh chấp liên quan đến chữ ký sốcông cộng và Tài khoản đăng ký kinh doanh.
Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử đầy đủ nhất
Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mọi cá nhân đều có thể đăng ký tài khoản, truy cập và thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo yêu cầu.
Các bước tiến hành như sau:
- Tạo hồ sơ
- Kê khai thông tin
- Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
- Ký số/ Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
- Nộp hồ sơ cho Phòng Đăng ký kinh doanh
- Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ
- Sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu cần
- Nhận kết quả đăng ký
Chi tiết từng việc cần thực hiện được mô tả cụ thể dưới đây:
Tạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông qua mạng điện tử
Đầu tiên chọn phương thức nộp hồ sơ. Tùy vào trường hợp cụ thể mà người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức sử dụng chữ ký số công cộng hay Tài khoản đăng ký kinh doanh.
Tiếp theo chọn đăng ký thành lập mới doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc. Bấm nút [Tiếp theo] để tiếp tục hoặc [Trở về] để quay lại.
Bước tiếp đến sẽ có 3 trường hợp xảy ra:
- Trường hợp 1: Đăng ký thành lập doanh nghiệp thì chọn loại hình doanh nghiệp
- Trường hợp 2: Đăng ký thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện/ địa điểm kinh doanh.
Tìm doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản bằng MSDN hoặc MSNB; rồi bấm [Tiếp theo].
Lưu ý: Nếu đơn vị trực thuộc có Giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ tương đương chỉ cần bấm chọn “Doanh nghiệp có GPĐT/GCNĐT”
- Trường hợp 3: Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc.
Cần tìm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi; lưu ý chỉ cần nhập một trong ai loại mã số MSDN hoặc MSNB.
Đối với việc tạo hồ sơ đăng ký thay đổi của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh thì cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh; không nhập mã số của doanh nghiệp. Sau cùng chọn chọn loại đăng ký thay đổi.
Bước tiếp theo cần chọn tài liệu đính kèm hồ sơ. Chọn loại tài liệu đính kèm; nhấn giữ Ctrl để chọn nhiều loại tài liệu cùng lúc; nhấn nút [Chọn] để thêm tài liệu vào danh sách; bấm nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.
Bấm [OK] để xác nhận tài liệu đính kèm hoặc [Cancel] để quay lại chọn lại.
Cuối cùng, trên màn hình sẽ hiển thị những thông tin đã điền về loại hình doanh nghiệp; thông tin về tài liệu đính kèm tương ứng. Bấm nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước trạng thái của hồ sơ chuyển thành “Đã lưu”.
Kê khai thông tin hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Quá trình kê khai thông tin cần thực hiện 2 bước: Nhập thông tin và kiểm tra thông tin. Chi tiết như sau:
Nhập các thông tin từ hồ sơ đăng ký thành lập mới vào các khối thông tin tương ứng. Tùy từng loại hình doanh nghiệp sẽ có khối thông tin khác nhau, bao gồm
Lưu ý khi nhập thông tin:
- Các khối thông tin cần được nhập đầy đủ và chính xác theo Giấy đề nghị của doanh nghiệp
- Đối với các hồ sơ đăng ký thay đổi:
- CHỈ nhập và ấn Lưu những thông tin sửa đổi, bổ sung (tương ứng với Giấy đề nghị)
- KHÔNG ấn Lưu tại những khối thông tin KHÔNG được sửa đổi, bổ sung.
- Dấu tích hiển thị trên màn hình chỉ thể hiện thông tin đã được LƯU; KHÔNG thể hiện thông tin đã được nhập đầy đủ và chính xác.
Để kiểm tra thông tin hồ sơ đã đúng và đủ theo yêu cầu hay chưa cần bấm nút [Kiểm tra thông tin].
Nếu thông tin chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi. Lúc đó, người thực hiện tích vào dòng cảnh báo lỗi thì hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình có trường thông tin bị lỗi.
Sau khi sửa lỗi, bấm nút [Đóng báo cáo KT thông tin] để đóng các cảnh báo lỗi. Tiếp tục bấm nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra lại thông tin hồ sơ; nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo; nếu còn cảnh báo lỗi thì làm lại các bước trên. Bấm nút [Xem trước] để hiển thị Dự thảo Giấy chứng nhận.
Hướng dẫn tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký
Khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, các giấy tờ cần được tải lên đầy đủ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).
Các yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử:
- Được tạo trực tuyến hoặc được scan từ văn bản giấy
- Định dạng “.doc” hoặc “.pdf”
- Thể hiện toàn vẹn và chính xác nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
- Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bản giấy
- Dung lượng không quá 15Mb
Cách tải lên tài liệu đính kèm
– Bấm chọn từng tài liệu đính kèm và tải các tài liệu theo các mục tương ứng.
– Hệ thống chấp nhận 2 loại tài liệu đính kèm:
- Tài liệu thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu);
- Tài liệu có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.
Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện gán tên người ký lên hồ sơ theo quy định. Người ký phải:
- Sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
- Người nộp hồ sơ/người đăng ký cần chọn khối thông tin [Người ký/xác nhận];
- Trong trường “Tìm kiếm email”: Nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bấm nút [Tìm kiếm] hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ. Chú ý: thông tin về họ tên và email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ không chỉnh sửa được;
- Để tìm kiếm thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ email thì địa chỉ email cần:
+ Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường;
+ Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ đang tiến hành).
- Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh”;
- Bấm nút [Chọn] để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thực hiện việc ký lên hồ sơ. Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách những người ký lên hồ sơ;
- Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến email đã đăng ký của các cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ.
Một số lưu ý:
- Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký muốn xóa tên một cá nhân nào đó khỏi danh sách các cá nhân cần ký lên hồ sơ, bấm chọn nút [Xóa] tương ứng với cá nhân đó trong danh sách; xác nhận lại việc xóa tên cá nhân này sẽ được xóa khỏi danh sách.
- Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng chữ ký số công cộng
- Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh thì tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
- Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, bấm nút [Chuẩn bị];
- Nhập mã xác nhận hiển thị trên màn hình. Tên Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và không chỉnh sửa được. Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo. Người nôp hồ sơ/người đăng ký phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ cho hợp lệ. Hệ thống tự động chọn Phòng Đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ căn cứ vào tỉnh/thành phố của địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp đã nhập ở bước nhập thông tin.
- Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, tiến hành nhập “chuỗi ký xác nhận” và bấm nút [Xác nhận] để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.
- Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng như sau: OD-xxxxxxx/xx, ví dụ: OD0000377/13. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa các thông tin.
Ký số/ xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Việc chỉ định người ký số/xác định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, như hướng dẫn ở trên.
Trình tự thực hiện được hướng dẫn chi tiết tại đây
Nộp hồ sơ cho Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng ký hoàn thành thanh toán, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia; sau đó chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng để phục vụ việc xử lý hồ sơ.
Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Khi hồ sơ đã được nộp thành công, hệ thống sẽ hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký:
- Bản Xem trước hồ sơ, gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp; bấm nút [Xem
trước]>>[Khởi tạo] để tạo bản in này.
- Giấy biên nhận, bấm nút [In] để xem và in Giấy biên nhận.
Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm hồ sơ bất kỳ lúc nào. Bằng cách đăng nhập vào tài khoản của mình; sau đó chọn “Danh sách hồ sơ đăng ký” và tìm hồ sơ theo các tiêu chí có sẵn như tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp; số tham chiếu của hồ sơ.
Tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký thể hiện tại danh sách hồ sơ.
Các giấy tờ nhận được khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Người nộp hồ sơ/người đăng ký cũng có thể xem các văn bản liên quan đến hồ sơ như: Giấy biên nhận hồ sơ nộp qua mạng; thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ; thông tin đầy đủ của hồ sơ nộp trên mạng và trạng thái nộp; trạng thái xử lý tương ứng với từng hồ sơ trong Danh sách hồ sơ đăng ký.
Sửa đổi, bổ sung hồ sơ khi cần
Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ. Nếu Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi; bổ sung hồ sơ; người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ nhận được email thông báo tại email đã đăng ký.
Người nộp hồ sơ/người đăng ký đăng nhập vào tài khoản để xem thông báo yêu cầu bổ sung thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh đối với hồ sơ đó.
Quy trình nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung như sau:
– Người nộp hồ sơ/người đăng ký truy cập Hệ thống trực tuyến, kiểm tra và chỉnh sửa hồ sơ theo yêu cầu, chuẩn bị và ký lại hồ sơ (tương tự các bước đã thực hiện ở lần đầu).
– Hồ sơ sửa đổi bổ sung không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp; do đó người nộp hồ sơ/người đăng ký không phải thực hiện việc thanh toán. Hồ sơ sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sau khi được ký.
Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại email đã đăng ký.
Trường hợp hồ sơ được nộp bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh; khi hồ sơ đăng ký qua mạng đã hợp lệ, người sử dụng cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh để được nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp:
– (01) bộ hồ sơ ĐKDN bằng bản giấy (tương ứng với hồ sơ điện tử)
– Giấy biên nhận điện tử
– Thông báo hồ sơ điện tử hợp lệ