Bài viết hướng dẫn cách kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hoặc theo quý dành cho nhân viên trong công ty; căn cứ theo Thông tư 156/2013/TT-BTC, Thông tư 92/2015/TT-BTC và Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Để kê khai thuế TNCN cho nhân viên, doanh nghiệp cần xác định 2 yếu tố:
– Thứ nhất: doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế TNCN theo tháng hay theo quý.
– Thứ hai: Số thuế TNCN phải nộp cho mỗi nhân viên. Cụ thể:
Xác định kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý
Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định về khai thuế, nộp thuế TNCN quy định:
– Doanh nghiệp trả thu nhập có phát sinh khấu trừ thuế TNCN khai thuế theo tháng hoặc quý. Trường hợp trong tháng hoặc quý, DN không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải khai thuế.
Theo đó:
+ Nếu trong tháng hoặc quý KHÔNG khấu trừ thuế TNCN của bất kỳ một nhân viên nào; nói cách khác, không có bất kỳ một nhân viên nào phải nộp thuế TNCN thì KHÔNG phải khai thuế.
+ Trường hợp có nhân viên phải nộp thuế TNCN, thì doanh nghiệp cần kê khai thuế và nộp thuế theo đúng quy định.
Cũng theo quy định trên:
– Việc khai thuế theo tháng hoặc quý được xác định một lần kể từ tháng đầu tiên có phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng cho cả năm. Cụ thể như sau:
+ DN trả thu nhập phát sinh số thuế khấu trừ trong tháng của ít nhất một loại tờ khai thuế TNCN từ 50 triệu đồng trở lên khai thuế theo tháng, trừ trường hợp DN thuộc diện khai thuế GTGT theo quý.
+ DN trả thu nhập không thuộc diện khai thuế theo tháng theo hướng dẫn nêu trên thì thực hiện khai thuế theo quý.
Điều này được hiểu như sau:
– Đối với DN kê khai thuế GTGT theo quý thì kê khai thuế TNCN theo quý.
– Còn với DN kê khai thuế GTGT theo tháng thì xét 2 trường hợp:
+ Phát sinh số thuế TNCN phải nộp trong tháng từ 50 triệu đồng trở lên thì kê khai theo tháng.
+ Số thuế TNCN phát sinh trong tháng phải nộp nhỏ hơn 50 triệu đồng thì kê khai theo quý.
Một số ví dụ
VD 1
Công ty A được xác định thuộc diện khai thuế GTGT theo quý vào năm 2020; như vậy công ty này thuộc diện khai thuế TNCN theo quý trong cùng năm.
VD 2
Năm 2020, công ty được xác định thuộc diện kê khai thuế GTGT theo tháng.
– Tháng 1 và 2 không phát sinh khấu trừ thuế TNCN ở bất kỳ tờ khai nào;
– Tháng 3 phát sinh khấu trừ thuế TNCN ở Tờ khai số 05/KK/TNCN ít hơn 50 triệu đồng và Tờ khai 06/TNCN nhiều hơn 50 triệu đồng (hoặc bằng 50 triệu đồng).
– Từ tháng 4 đến tháng 12 phát sinh khấu trừ thuế TNCN ở các tờ khai trên ít hơn 50 triệu đồng.
Như vậy, trong tháng 1 và 2 năm 2020 công ty không phải nộp tờ khai. Từ tháng 3 công ty thuộc diện kê khai thuế TNCN theo tháng.
VD 3
Công ty thuộc diện khai thuế GTGT theo tháng trong năm 2020.
– Trong tháng 1 và 2 không phát sinh khấu trừ thuế TNCN tại bất kỳ tờ khai nào;
– Tháng 3 phát sinh khấu trừ thuế TNCN tại Tờ khai số 05/KK-TNCN và Tờ khai 06/KK-TNCN đều nhỏ hơn 50 triệu đồng;
– Từ tháng 4 đến tháng 12 phát sinh khấu trừ thuế TNCN tại 2 Tờ khai trên đều bằng hoặc nhiều hơn 50 triệu đồng.
Xác định tháng 1 và 2 công ty không phải nộp tờ khai thuế. Nhưng từ tháng 3 trở đi, công ty thuộc diện khai thuế TNCN theo quý và thực hiện khai thuế từ quý I/2020.
Cách xác định số thuế TNCN khai theo quý
Theo Công văn số 78393/CT-TTHT ngày 4/12/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội: Trường hợp doanh nghiệp khai thuế TNCN hàng quý và toàn bộ người lao động đều thuộc diện khấu trừ thuế theo biểu lũy tiến thì số thuế TNCN của quý được xác định bằng tổng số thuế TNCN đã khấu trừ theo biểu lũy tiến của từng tháng cộng lại.
VD 4
Công ty B kê khai thuế GTGT theo quý, theo quy định việc kê khai thuế TNCN cũng theo quý; phát sinh như sau:
– Tháng 4 phải nộp thuế TNCN với số tiền là 1 triệu đồng.
– Tháng 5 phải nộp số thuế TNCN là 8 trăm nghìn đồng.
– Số thuế thu nhập cá nhân phải nộp của tháng 6 là 1,5 triệu đồng.
TỔNG số tiền thuế TNCN phải nộp: 1tr + 800k + 1,5tr = 3,3 triệu đồng.
Lưu ý:
– Kê khai thuế hàng quý: Không được chia bình quân ra các tháng để tính; mà phải cộng tổng số tiền thuế TNCN từng tháng lại.
– Quyết toán cuối năm thì phải tính bình quân theo công thức:
Thu nhập tính thuế bình quân tháng = (tổng thu nhập chịu thuế – tổng các khoản giảm trừ)/12
Hồ sơ khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý gồm những gì?
Kê khai thuế TNCN theo tháng hay quý đều dùng Tờ khai 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC. Khi mở tờ khai chỉ cần chọn kỳ kê khai theo tháng hoặc quý.
Sau khi lập Tờ khai xong tiến hành nộp qua mạng trên website: nhantokhai.gdt.gov.vn bằng Chữ ký số của doanh nghiệp.
Thời hạn nộp tờ khai thuế và nộp tiền thuế TNCN
– Thời hạn nộp Tờ khai thuế TNCN theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng kế tiếp. Ví dụ: Công ty A kê khai thuế TNCN theo tháng thì hạn nộp tờ khai tháng 2/2020 chậm nhất là ngày 20/3/2020.
– Thời hạn nộp Tờ khai thuế TNCN theo quý: Chậm nhất là ngày thứ 30 của quý kế tiếp. Ví dụ: Công ty A kê khai thuế TNCN theo quý, hạn nộp Tờ khai quý I/2020 chậm nhất là ngày 30/4/2020.
Thời hạn nộp tiền thuế TNCN cũng là thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN nếu có phát sinh số tiền thuế TNCN phải nộp.
Một số vấn đề cần lưu ý thêm
– Nếu doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoạt động có phát sinh trả thu nhập nhưng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì doanh nghiệp không thực hiện quyết toán thuế TNCN. Khi đó, chỉ cung cấp cho cơ quan thuế danh sách cá nhân đã chi trả thu nhập trong năm (nếu có) theo mẫu số 05/DS-TNCN ban hành theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể hay chấm dứt hoạt động.
– Trường hợp doanh nghiệp chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản thì phải quyết toán thuế đối với số thuế TNCN đã khấu trừ và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động để làm cơ sở cho họ thực hiện quyết toán thuế TNCN.
– Đối với trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước khi chuyển đổi (như chuyển đổi từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần hoặc ngược lại; chuyển đổi doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thành Công ty Cổ phần và các trường hợp khác theo quy định pháp luật) thì doanh nghiệp trước khi chuyển đổi không phải kê khai thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp. Bên tiếp nhận thực hiện khai quyết toán thuế năm theo quy định của pháp luật.